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Accueil particuliers  > Logement  > Location immobilière : obligations du propriétaire (bailleur)  > Location immobilière : documents remis par le propriétaire

Fiche pratique

Location immobilière : documents remis par le propriétaire

Vérifié le 10/07/2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Vous voulez savoir quels documents le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit remettre au locataire durant le bail ? La liste de ces documents est différente selon que le logement est loué vide ou loué meublé. Nous vous expliquons.

  • Logement vide
  • Logement meublé

Il existe plusieurs types de documents obligatoires :

<span class="miseenevidence">Lors de la signature du bail ou du renouvellement de bail</span>, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit annexer au bail les documents suivants :

  • <a href="https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000030649902" target="_blank">Notice d'information</a>
  • <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F31270">État des lieux d'entrée</a> fait lors de la remise des clés et <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F33671">l'état des lieux de sortie</a> fait lors de la restitution des clés
  • <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F1349">Attestation d'assurance contre les risques locatifs</a> que le locataire a obligation de souscrire
  • Equipements d'accès à la télévision, à internet (TNT, fibre...)
  • Si le locataire et le propriétaire ont convenu d'appliquer une <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F31697">grille de vétusté</a>, la copie de cette grille
  • Si le logement est conventionné avec l'<a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R48703">Anah</a>, la copie de la <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F1351">convention Anah</a>
  • Si le logement est dans un immeuble en copropriété, un extrait du <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F2589">règlement de copropriété</a>. L'extrait porte sur la <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R53142">destination de l'immeuble</a>, la jouissance des parties privatives et communes. Il indique également la <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R1690">quote-part</a> attribuée au logement pour chaque catégorie de charges.

<span class="miseenevidence">Si le logement est situé dans une zone d'habitat indigne</span>, le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut être obligé, avant de mettre en location le logement, d'obtenir en mairie une <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F34210">autorisation préalable</a>, ou d'y déposer une <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F34210">déclaration</a> contre récépissé. L'autorisation, ou le récépissé de déclaration, devra être annexé au bail.

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit contacter la mairie pour savoir si le logement est concerné par cette obligation :

Où s’adresser ?

Mairie

Il doit aussi mettre en annexe un <span class="miseenevidence">dossier de diagnostic technique</span>, qui regroupe les diagnostics suvants :

  • <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F16096">Diagnostic de performance énergétique (DPE)</a>
  • <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F1142">Constat de risque d'exposition au plomb (Crep)</a>
  • <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F18692">État de l'installation intérieure de l'électricité</a> si l'installation a plus de 15 ans
  • <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F17337">État de l'installation intérieure du gaz</a> si l'installation a plus de 15 ans
  • <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F12239">État des risques (naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon...)</a>, si le logement est dans une zone concernée
  • <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F35266">Diagnostic bruit</a>, si le logement est dans une zone concernée

La quittance doit détailler les sommes versées par le locataire, en distinguant le <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F1310">loyer</a> et les <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F947">charges</a>.

Pour chaque loyer payé, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R31936">transmettre gratuitement une quittance de loyer au locataire qui lui en a fait la demande</a>. Avec l'accord du locataire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut lui transmettre la quittance par mail.

Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre un reçu indiquant la somme versée.

 À noter

Si une clause du bail indique que le locataire doit payer des frais au propriétaire en contrepartie de la quittance ou de sa transmission, cette clause doit être considérée comme non écrite, car elle est interdite.

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit justifier les demandes de provisions et les régularisations annuelles par la transmission au locataire du <span class="miseenevidence">budget prévisionnel et des résultats antérieurs</span> arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.

<span class="miseenevidence">Un mois avant la régularisation annuelle</span>, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit en outre communiquer au locataire :

  • Le <span class="miseenevidence">décompte des charges</span> locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
  • Le <span class="miseenevidence">mode de répartition des charges</span> locatives entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur les conditions de chauffage et de production d'eau chaude collectifs

<span class="miseenevidence">Durant les 6 mois qui suivent l'envoi du décompte</span>, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces justificatifs.

Si le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre le <span class="miseenevidence">récapitulatif des charges du logement</span>, par mail ou par courrier.

  À savoir

D'autres documents doivent être remis périodiquement, selon les cas :

  • Si l'immeuble est doté d'un dispositif d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur sa consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.
  • Si le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre au locataire, 1 fois par an, la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau reçues de la commune ou de l'<a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R31293">EPCI</a> compétent.

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) qui donne son <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F929">congé (préavis) pour vendre ou pour habiter</a> au locataire, doit y joindre la <span class="expression"><a href="https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000036236664&dateTexte=&oldAction=rechJO&categorieLien=id&idJO=JORFCONT000036236427#JORFARTI000036236675" target="_blank">notice d'information sur les obligations du propriétaire et sur les voies de recours et d'indemnisation du locataire</a></span>.

Il existe plusieurs types de documents obligatoires :

<span class="miseenevidence">Lors de la signature du bail ou du renouvellement de bail</span>, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit annexer au bail les documents suivants :

  • <a href="https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000030649902" target="_blank">Notice d'information</a>
  • <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F31270">État des lieux d'entrée</a>fait lors de la remise des clés et <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F33671">l'état des lieux de sortie</a> fait lors de la restitution des clés
  • <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F1349">Attestation d'assurance contre les risques locatifs</a> que le locataire a obligation de souscrire
  • <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F1165">Inventaire et état détaillé du mobilier</a>
  • Equipements d'accès à la télévision, à internet (TNT, fibre...)
  • Si le locataire et le propriétaire (ou l'agence immobilière) ont convenu d'appliquer une grille de vétusté, la copie de cette <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F31697">grille de vétusté</a>
  • Si le logement est situé dans une copropriété, extrait du <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F2589">règlement de copropriété</a>.

<span class="miseenevidence">Si le logement est situé dans une zone d'habitat indigne</span>, le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut être obligé, avant de mettre en location le logement, d'obtenir en mairie une <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F34210">autorisation préalable</a>, ou d'y déposer une <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F34210">déclaration</a> contre récépissé. L'autorisation, ou le récépissé de déclaration, devra être annexé au bail.

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit contacter la mairie pour savoir si le logement est concerné par cette obligation :

Où s’adresser ?

Mairie

Il doit aussi annexer au bail un <span class="miseenevidence">dossier de diagnostic technique</span>, qui regroupe les diagnostics suivants :

  • <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F16096">Diagnostic de performance énergétique (DPE)</a>
  • <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F1142">Constat de risque d'exposition au plomb (Crep)</a>
  • <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F18692">État de l'installation intérieure de l'électricité</a> si l'installation a plus de 15 ans
  • <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F17337">État de l'installation intérieure du gaz</a> si l'installation a plus de 15 ans
  • <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F12239">État des risques (naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon...)</a>, si le logement est dans une zone concernée
  • <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F35266">Diagnostic bruit</a>, si le logement est dans une zone concernée

La quittance doit détailler les sommes versées par le locataire, en distinguant le <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F1310">loyer</a> et les <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F947">charges</a>.

Pour chaque loyer payé, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R31936">transmettre gratuitement une quittance de loyer au locataire qui lui en a fait la demande</a>. Avec l'accord du locataire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut lui transmettre la quittance par mail.

Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre un reçu indiquant la somme versée.

 À noter

Si une clause du bail indique que le locataire doit payer des frais au propriétaire en contrepartie de la quittance ou de sa transmission, cette clause doit être considérée comme non écrite, car elle est interdite.

Le bail peut prévoir le paiement des charges, soit <span class="expression">au réel</span>, soit <span class="expression">au forfait</span>.

Charges au réel

Le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit justifier les demandes de provisions et les régularisations annuelles par la transmission au locataire du <span class="miseenevidence">budget prévisionnel et des résultats antérieurs</span> arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.

<span class="miseenevidence">Un mois avant la régularisation annuelle</span>, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit en outre communiquer au locataire :

  • Le <span class="miseenevidence">décompte des charges</span> locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
  • Le <span class="miseenevidence">mode de répartition des charges</span> locatives entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur les conditions de chauffage et de production d'eau chaude collectifs

<span class="miseenevidence">Durant les 6 mois qui suivent l'envoi du décompte</span>, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces justificatifs.

Si le locataire lui en fait la demande, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit lui transmettre le <span class="miseenevidence">récapitulatif des charges du logement</span>, par mail ou par courrier.

  À savoir

Si l'immeuble est doté d'un dispositif d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur sa consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.

Charges au forfait

Le montant du forfait doit être établi sur la base de la <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F947">liste des charges locatives</a>.

Il doit être indiqué dans le bail.

Il ne doit pas être disproportionné par rapport au montant de charges appliqué lors de précédent bail.

Le paiement au forfait ne doit pas s'accompagner de <span class="expression">régularisation de charges </span>ou de <span class="expression">complément ultérieur</span>.

  À savoir

Le montant du forfait peut être révisé chaque année, selon les règles de révision du loyer.

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