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Accueil particuliers  > Papiers - Citoyenneté - Élections  > Obligations de l'administration vis-à-vis des usagers  > Accès aux documents administratifs

Fiche pratique

Accès aux documents administratifs

Vérifié le 11/01/2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Vous souhaitez consulter un document administratif, par exemple un certificat d'urbanisme ou un dossier scolaire ? Nous vous indiquons comment faire la demande et comment saisir la <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R50810">Cada</a> en cas de refus.

Un document administratif est produit ou reçu par un <span class="miseenevidence">service de l'État</span>, une <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R1088">collectivité territoriale</a>, un <span class="miseenevidence">établissement public</span> ou un <span class="miseenevidence">organisme privé chargé d'une mission de service public</span>.

Par exemple, une préfecture, une mairie, une caisse de Sécurité sociale, Pôle emploi.

Il peut s'agir des documents suivants : <span class="miseenevidence">dossier, rapport, étude, compte rendu, procès verbal, statistique, directive, instruction, circulaire, note et réponse ministérielle, avis, code source, décision.</span>

Un document administratif peut prendre une forme <span class="miseenevidence">écrite</span>, d'enregistrement <span class="miseenevidence">sonore</span> ou <span class="miseenevidence">visuel</span> ou sous forme <span class="miseenevidence">numérique</span> ou <span class="miseenevidence">informatique</span>.

  À savoir

Un document à caractère <span class="miseenevidence">juridictionnel</span> (par exemple, un jugement), un document <span class="miseenevidence">privé</span> (par exemple, un acte notarié), ou un document de <span class="miseenevidence">l'Assemblée nationale</span> ou du <span class="miseenevidence">Sénat</span> ne sont pas des documents administratifs.

Un <span class="miseenevidence">téléservice</span> permet de vérifier le caractère communicable d'un document administratif :

Simulateur
Vérifier le caractère communicable d'un document administratif

Accéder au simulateur  

Commission d'accès aux documents administratifs (Cada)

La <span class="miseenevidence">communication</span> des <span class="miseenevidence">documents administratifs suivants</span> n'est <span class="miseenevidence">pas possible</span> ou est <span class="miseenevidence">soumise à conditions</span> :

  • <span class="miseenevidence">Document inachevé</span>
  • <span class="miseenevidence">Document préparatoire à une décision</span>
  • <span class="miseenevidence">Document dont le contenu a un caractère sensible</span>
  • <span class="miseenevidence">Document concernant une personne</span>
  • <span class="miseenevidence">Archive publique couverte par un secret protégé</span>

  À savoir

L’administration n'a pas l'obligation de communiquer les documents que vous pouvez obtenir par vos propres moyens compte tenu de leur diffusion publique.

À qui s'adresser ?

Adressez-vous à <span class="miseenevidence">l'administration</span> ou à <span class="miseenevidence">l’organisme</span> qui <span class="miseenevidence">détient le document</span>.

Dans certaines administrations, une <span class="miseenevidence">personne</span> est <span class="miseenevidence">responsable de l'accès aux documents administratifs</span> (Prada) :

Où s’adresser ?

Personne responsable de l'accès aux documents administratifs

<span class="miseenevidence">Si le document souhaité est versé aux archives publiques</span>, vous pouvez aussi vous adresser au service concerné des archives publiques.

Consultez l'annuaire des services publics d'archives :

Outil de recherche
Trouver un service d'archives accueillant le public

Le service d'archives vous indique si nécessaire le délai au bout duquel le document archivé peut être communiqué.

Il vous indique aussi s'il est possible de demander un accès anticipé au document archivé.

Comment faire la demande ?

Votre demande peut être <span class="miseenevidence">orale</span>.

Toutefois, il est recommandé d'envoyer <span class="miseenevidence">une lettre ou un mail</span> et de <span class="miseenevidence">conserver une copie datée</span> en cas d'absence de réponse de l'administration.

Vous n'avez pas à motiver (c'est-à-dire justifier) votre demande.

Votre demande doit être <span class="miseenevidence">précise</span> pour que l'administration identifie le document souhaité.

Indiquez si vous souhaitez <span class="miseenevidence">consulter</span> le document <span class="miseenevidence">sur place</span> ou <span class="miseenevidence">le recevoir</span> par courrier ou par mail.

  À savoir

L'administration n'est pas obligée de répondre à une <span class="miseenevidence">demande abusive</span>. Par exemple, demande ayant pour objet de perturber le bon fonctionnement de l’administration sollicitée.

  • L'administration doit vous communiquer le document dans un <span class="miseenevidence">délai d'un mois</span> suivant la réception de votre demande.

    En l'absence de réponse <span class="miseenevidence">dans le délai d'1 mois</span> suivant la réception de votre demande, cela signifie que votre demande est refusée (<span class="miseenevidence">refus tacite</span>).

    L'administration peut aussi refuser votre demande de communication par <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F2473">décision motivée</a>.

  • Le délai de réponse dépend de l'ancienneté du dossier médical :

    • <span class="miseenevidence">Si le dossier médical a moins de 5 ans</span>, l'administration doit <span class="miseenevidence">répondre</span> dans les <span class="miseenevidence">8 jours</span> suivant la réception de votre demande.
    • <span class="miseenevidence">Si le dossier médical a 5 ans ou plus</span>, l'administration doit <span class="miseenevidence">répondre</span> dans les <span class="miseenevidence">2 mois</span> suivant la réception de votre demande.

    En l'absence de réponse dans ces délais, cela signifie que l'administration refuse votre demande (<span class="miseenevidence">refus tacite</span>).

    L'administration peut aussi refuser votre demande de communication par <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F2473">décision motivée</a>.

Quel mode de communication ?

Vous choisissez le mode de communication du document dans la limite des <span class="miseenevidence">possibilités techniques de l'administration</span>.

La communication du document ne doit pas nuire à sa <span class="miseenevidence">préservation</span> et à sa <span class="miseenevidence">bonne conservation</span>.

Ainsi, selon le document, l'administration peut proposer :

  • La consultation sur place
  • La reproduction
  • L’envoi par mail

Si vous avez demandé de <span class="miseenevidence">nombreux documents</span>, l'administration a le droit de vous proposer de les consulter sur place.

L'administration peut aussi <span class="miseenevidence">étaler dans le temps</span> votre accès aux documents.

  À savoir

Une administration peut aussi communiquer le document <span class="miseenevidence">en le mettant en ligne sur internet</span>, sous réserve qu'il soit communicable à toute personne et qu'il soit anonymisé si nécessaire.

Quel coût ?

La <span class="miseenevidence">consultation sur place </span>est <span class="miseenevidence">gratuite</span>.

<span class="miseenevidence">L'envoi par mail</span> de la copie d'un <span class="miseenevidence">document au format numérique</span> est <span class="miseenevidence">gratuite</span>.

La <span class="miseenevidence">reproduction</span> est <span class="miseenevidence">payante</span>. Selon le support de communication du document, le coût ne peut pas dépasser les tarifs suivants :

Coût de transmission

Support

Tarif maximum

Papier

<span class="valeur">0,18 €</span> par page A4 (noir et blanc)

Cédérom

<span class="valeur">2,75 €</span>

Dans quel délai ?

La saisine de la <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R50810">Cada</a> se fait <span class="miseenevidence">dans les 2 mois</span> suivant la <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R14732">notification</a> de la décision écrite ou du refus tacite de l'administration.

 À noter

Il est obligatoire de saisir la <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R50810">Cada</a> avant de faire un <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R54405">recours contentieux</a>. Toutefois, ce principe a des exceptions, par exemple en cas de <a href="http://paris.tribunal-administratif.fr/content/download/8515/25675/version/1/file/fiche6_referes.pdf" format="application/pdf" poids="298.4 KB" target="_blank">saisine du juge des référés.</a>

Quel coût ?

La saisine de la <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R50810">Cada</a> est <span class="miseenevidence">gratuite</span>.

Comment ?

  • Vous pouvez saisir la <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R50810">Cada</a> par <span class="miseenevidence">formulaire en ligne, par lettre ou mail</span>.

    Vous devez préciser :

    • Votre identité
    • Votre adresse
    • L'objet de votre demande

    Joignez une copie de la décision de refus ou de votre demande restée sans réponse.

    Où s’adresser ?

    Pour s'informer ou demander l'accès d'un document administratif en cas de refus explicite de l'administration ou si elle n'a pas répondu pendant plus d'un mois à une demande de communication.

    Par téléphone

    +33 (0)1 42 75 79 99

    Par courrier

    TSA 50730

    75334 PARIS CEDEX 07

    Par mail

    cada@cada.fr

    Par formulaire en ligne

    <a href="https://www.cada.fr/formulaire-de-saisine" target="_blank">Formulaire de saisine</a>

  • À partir de <span class="miseenevidence">5 demandes</span> de communications de documents <span class="miseenevidence">envoyées à différentes administrations</span>, et <span class="miseenevidence">ayant le même objet</span>, vous devez <span class="miseenevidence">les regrouper</span> pour saisir la <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R50810">Cada</a>.

    Vous pouvez saisir la Cada par formulaire <span class="miseenevidence">en ligne, par lettre ou mail</span>.

    Vous devez préciser :

    • Votre identité
    • Votre adresse
    • L'objet de votre demande
    • Pour chaque administration saisie, son nom, son email (en l'absence d'email, son adresse postale), la date à laquelle vous l'avez saisie d'une demande de communication et, si nécessaire, la date de <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R14732">notification</a> du refus de communication.

    Joignez les documents établissant qu'au moins un refus a été opposé par l'une des administrations saisies.

    Où s’adresser ?

    Pour s'informer ou demander l'accès d'un document administratif en cas de refus explicite de l'administration ou si elle n'a pas répondu pendant plus d'un mois à une demande de communication.

    Par téléphone

    +33 (0)1 42 75 79 99

    Par courrier

    TSA 50730

    75334 PARIS CEDEX 07

    Par mail

    cada@cada.fr

    Par formulaire en ligne

    <a href="https://www.cada.fr/formulaire-de-saisine" target="_blank">Formulaire de saisine</a>

     À noter

    Votre saisine de la Cada pour la série de demandes vaut <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R63345">recours administratif préalable obligatoire</a> pour chacune des demandes composant la série.

Accusé réception de votre demande

  • Si nécessaire, la <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R50810">Cada</a> vous invite à compléter votre demande.

    La Cada <span class="miseenevidence">enregistre</span> votre demande lorsqu'elle est complète.

    Elle en <span class="miseenevidence">accuse</span> alors <span class="miseenevidence">réception</span> sans délai.

  • Si nécessaire, la <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R50810">Cada</a> vous invite à compléter votre demande groupée.

    La Cada <span class="miseenevidence">enregistre</span> votre demande groupée lorsqu'elle est complète.

    Elle en <span class="miseenevidence">accuse</span> alors <span class="miseenevidence">réception</span> sans délai.

    L'accusé réception indique la liste des demandes relevant de la série.

      À savoir

    La Cada instruit la demande à l'égard d'une seule administration dont vous lui avez communiqué le refus.

Réception de l'avis de la Cada

  • La <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R50810">Cada</a> vous <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R14732">notifie</a> son avis par lettre ou par mail dans un <span class="miseenevidence">délai d'1 mois</span> à partir de l'enregistrement de votre demande.

    La Cada notifie son avis dans le même délai à l'administration qui a refusé votre demande de document.

  • La <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R50810">Cada</a> vous <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R14732">notifie</a> son avis dans un <span class="miseenevidence">délai d'1 mois</span> à partir de l'enregistrement de votre demande.

    La Cada notifie son avis dans le même délai à chacune des administrations correctement identifiées.

    Les autres administrations vous informent de leur décision de se conformer ou non à l'avis de la Cada. Elles ont un délai d'1 mois suivant la notification de l'avis pour le faire.

      À savoir

    La Cada instruit la demande à l'égard d'une seule administration dont vous lui avez communiqué le refus. Toutefois, elle notifie son avis à chacune des administrations correctement identifiées.

 À noter

Même en cas d'avis favorable de la Cada, <span class="miseenevidence">l'administration</span> a le <span class="miseenevidence">droit de confirmer son refus</span>.

Si l'administration maintient son refus initial malgré l'avis favorable de la Cada, ou si elle confirme l'avis défavorable de la Cada, vous pouvez faire un <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R54405">recours contentieux</a>.

Vous pouvez <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F2026">saisir le juge administratif</a> dans les <span class="miseenevidence">2 mois</span> suivant la <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=R56818">décision implicite de refus</a> de l'administration.

La décision implicite de refus intervient lorsque l'administration garde le silence pendant <span class="miseenevidence">2 mois</span> à partir de l'enregistrement de votre demande par la Cada.

 Exemple

Si la Cada enregistre votre demande le 1<Exposant>er</Exposant> octobre 2022, la décision implicite de refus intervient le 1<Exposant>er</Exposant> décembre 2022 en cas d'absence de réponse de l'administration. Vous avez alors jusqu'au 1<Exposant>er</Exposant> février 2023 pour faire un recours contentieux.

Le tribunal compétent est celui où l'administration en cause a son siège.

Où s’adresser ?

Tribunal administratif

Le juge peut demander à l'administration mise en cause de lui transmettre tous les documents nécessaires à l'affaire, notamment les documents dont la communication a été refusée.

Si le juge estime que le refus de communication est illégal, il peut annuler la décision de refus de l'administration.

Dans ce cas, le juge peut aussi, à votre demande, exiger de l'administration qu'elle vous communique le document, éventuellement sous astreinte (avec pénalités de retard).

Si la décision du juge vous est défavorable, vous pouvez la <a href="https://www.loupian.fr/mairie/demarches-administratives/particuliers/?xml=F2496">contester en cassation devant le Conseil d'État</a>.

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– En cas de changement de prénom prononcé à la suite d’une décision de changement de la mention du sexe à l’état civil ayant entraîné la modification de l’acte de mariage ainsi que des actes de naissance des enfants, sous réserve de la restitution du premier livret

Où s’adresser ?

À l’officier de l’état civil du lieu de sa résidence

Muni d’un justificatif de domicile et d’une pièce d’identité

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